Připomínky

Hlídání lhůt jsou nově připomínky

Funkce „Hlídání lhůt“ se přejmenovala na Připomínky. Důvodem je, že uživatelé tuto funkci nepoužívali jen pro zákonné lhůty, ale i pro běžné úkoly a připomínky. Nový název lépe odpovídá tomu, jak funkci skutečně využíváte. Název licenčního doplňku Hlídání lhůt zůstává beze změny.

Všechny lhůty, které jste dříve vytvořili, byly automaticky převedeny na připomínky. Žádná data se neztratila — datum, poznámky i stav (vyřešeno/nevyřešeno) zůstaly beze změny. Pouze se změnila terminologie.

Jak vytvořit připomínku

Připomínku vytvoříte přímo z detailu zprávy — v pravém panelu najdete sekci Připomínky.

1. Otevřete detail zprávy (přijaté nebo odeslané).

2. V pravém panelu najděte sekci Připomínky.

3. Vyberte typ připomínky (viz níže).

4. Volitelně přidejte poznámku — stručný popis toho, co je potřeba udělat.

5. Zvolte, jestli se má připomínka založit jako událost do Vašeho osobního kalendáře.

6. Potvrďte kliknutím na Uložit.

a) Absolutní datum

Připomínku nastavíte na konkrétní den. Vhodné, pokud znáte přesné datum, ke kterému se potřebujete ke zprávě vrátit.

Příklad: Potřebujete odeslat podklady do 15. března 2026. Nastavíte připomínku na 13. března 2026, abyste měli dva dny rezervu.

b) Relativní k doručení zprávy

Připomínka se automaticky vypočítá na základě data doručení zprávy. Ideální pro zákonné a úřední lhůty.

Příklad: Obdrželi jste výzvu k vyjádření s lhůtou 30 dní od doručení. Nastavíte připomínku na „25 dní od doručení“, abyste měli čas na přípravu odpovědi.

c) Relativní k odeslání zprávy

Připomínka se vypočítá od data odeslání zprávy. Vhodné pro odeslané zprávy, u kterých čekáte na odpověď nebo reakci.

Příklad: Odeslali jste žádost a chcete si za 14 dní ověřit, zda přišla odpověď. Nastavíte připomínku na „14 dní od odeslání“.

Poznámka u připomínky

Ke každé připomínce můžete přidat krátkou poznámku. Poznámka slouží jako připomenutí, co máte ve stanovený den udělat. Zobrazí se v seznamu připomínek i v kalendáři, pokud máte propojení aktivní.

Omezení

Připomínku nelze nastavit do minulosti!

Tipy

• K jedné zprávě můžete zadat více připomínek

• Připomínku může její tvůrce editovat, smazat i označit za vyřešenou

• Ostatní uživatelé si mohou připomínku navést do svého kalendáře, ale nemohou ji měnit

• Přehled všech vytvořených připomínek je v pravém panelu Připomínky u každé zprávy

• Každá vytvořená připomínka obsahuje informaci o jejím datumu, poznámku (pokud byla zadána), její stav — zda je připomínka nevyřešená nebo již vyřešená a kdo (uživatel) připomínku vytvořil

AI detekce termínů z příloh (Chytré připomínky)

Pokud má vaše organizace aktivní licenční doplňky AI a Hlídání lhůt, umí ONEPOST automaticky analyzovat přílohy příchozích zpráv a navrhnout důležité termíny.

1. Při přijetí datové zprávy AI asistent automaticky přečte obsah zprávy i jejích příloh. Tuto funkci je potřeba mít zapnutou v Nastavení - AI funkce - Chytré připomínky.

2. Pokud AI najde v dokumentech termíny nebo lhůty, zobrazí je v panelu Připomínky v detailu zprávy.

3. U každého navrženého termínu uvidíte:

   • Datum — kdy termín nastává

   • Popis — o jaký termín se jedná (např. „Lhůta pro odvolání“, „Splatnost faktury“)

   • Náhled ze zdroje — úryvek z dokumentu, ze kterého AI termín rozpoznalo

4. Z navrženého termínu můžete jedním kliknutím vytvořit připomínku.

Jaké termíny AI rozpoznává?

AI asistent dokáže z příloh detekovat širokou škálu termínů:

Co když AI žádný termín nenavrhne?

Pokud AI v obsahu zprávy a příloh nerozpozná žádný termín, zobrazí se v panelu informace, že analýza proběhla, ale žádné termíny nebyly nalezeny. Díky tomu víte, že AI zprávu analyzovalo a nejde o chybu nebo výpadek.

Jak zapnout nebo vypnout AI detekci termínů

1. Přejděte do Nastavení aplikace.

2. Najděte sekci AI funkce.

3. U položky Automatická detekce lhůt z obsahu zpráv přepněte přepínač do požadované polohy.

Výchozí nastavení

• Organizace s doplňky AI i Hlídání lhůt: funkce je vypnutá pro všechny uživatele.

• Organizace s doplňkem AI, ale bez Hlídání lhůt: funkce je vypnutá. Pro zakládání připomínek z navržených termínů je potřeba licenční doplňek Hlídání lhůt.

Propojení s kalendářem

Připomínky z ONEPOST si můžete automaticky propsát do kalendáře, který běžně používáte. Díky tomu uvidíte své termíny i mimo aplikaci — v telefonu, na počítači nebo v e-mailovém klientovi.

Podporované kalendáře:

• Microsoft Outlook

• Google Kalendář - v přípravě

Jak propojení nastavit

1. Klikněte na svůj profil (ikona uživatele v pravém horním rohu).

2. Přejděte do sekce Propojení s kalendářem.

3. Vyberte typ kalendáře, který chcete propojit:

Google Kalendář:

• Klikněte na Propojit Google Kalendář.

• Budete přesměrováni na přihlášení k vašemu Google účtu.

• Povolte ONEPOST přístup ke kalendáři.

• Po úspěšném propojení se zobrazí potvrzení.

Microsoft Outlook:

• Klikněte na Propojit Outlook kalendář.

• Přihlašte se ke svému Microsoft účtu.

• Povolte ONEPOST přístup ke kalendáři.

• Po úspěšném propojení se zobrazí potvrzení.

Co se v kalendáři zobrazí?

Po propojení se v kalendáři zobrazí Název připomínky (text poznámky, kterou jste zadali) a Datum připomínky

Jak propojení zrušit

1. Přejděte do Profilu → Propojení s kalendářem.

2. U propojené služby klikněte na Odpojit.

3. Připomínky se přestanou propisovat do kalendáře. Již vytvořené záznamy v kalendáři zůstanou zachovány.