Vyhledávání zpráv

Vyhledávání zpráv pomocí klíčových slov

V poli vyhledávání na horní liště lze vyhledávat nejen v metadatech datové zprávy jako je předmět, ID zprávy, e-maily u přeposílání, text poznámky aj., ale také v textových a PDF přílohách datových zpráv.

Oblast hledání se dá omezit na všechny doručené, nebo přijaté zprávy ze všech schránek, nebo na složku, na které se uživatel v okamžiku hledání nachází v levém panelu s výčtem schránek. 

Vyhledávání podle klíčových slov prohledává hledané výskyty v metadatech datových zpráv i v názvu a obsahu strojově čitelných příloh datových zpráv. Vyhledávání je realizováno s aktivovanou funkcí lemmatizace (morfologické ohýbání slov).

Výsledky vyhledávání jsou dostupné ve stejném zobrazení jako je řádkové zobrazení zpráv a respektuje předvolené sloupce řádkového zobrazení zpráv navolené uživatelem. Pokud je hledaný výskyt nalezen v metadatech zobrazených sloupců, nebo v názvu, či obsahu přílohy, je žlutě podbarven. Pokud se nachází v metadatech zprávy u skrytého sloupce, datová zpráva je ve výsledcích vyhledávání přítomna bez podbarvení hledaného výrazu.

V řádkovém seznamu výsledků vyhledávání lze filtrovat, u sloupců, kde to dává smysl, je k dispozici rovněž řazení, výsledky vyhledávání lze exportovat do CSV souboru.

Vyhledávání frází

Zadáním hledané fráze do "" (uvozovek) omezíte vyhledávání pouze na výsledky obsahující výskyt sousedních slov. I sousloví v uvozovkách podléhá lemantizaci, například zadání: “test jakost” nalezne jak “test jakost”, tak “test jakosti”.

Použití hvězdičky jako zástupného znaku

Slovo můžete napsat s hvězdičkou: například "povin*" při tomto zadání se Vám vyhledají slova "povinný", "povinnost", atp. Hvězdička funguje obdobně i u čísel: například “8*” nalezne všechny zprávy, jejichž ID začíná na číslici 8.

Hvězdička zároveň nahradí libovolně dlouhý řetězec znaků. Stačí zadat část slova a zbytek doplnit hvězdičkou.

Příklady:

• faktur* najde: "faktura", "fakturace", "fakturační údaje"

• exeku* najde vše, co obsahuje slovo začínající na "exeku": "exekuce", "exekuční řízení"

Tip: Vyhledávání nerozlišuje velká a malá písmena — výraz faktur* najde jak "Faktura", tak "fakturační".

Vyhledávání pomocí AI asistenta (přirozeným jazykem)

Zákazníci disponující licencí ONEPOST s AI funkcemi mohou hledat zprávy zadáním jako by se ptali například svého kolegy.

Co je vyhledávání pomocí AI

Kromě tradičního fulltextového vyhledávání podporuje ONEPOST také vyhledávání přirozenou řečí pomocí umělé inteligence. Tento typ vyhledávání umožňuje klást otázky v běžném jazyce, stejně jako byste se ptali kolegy či asistenta. Využívá moderní trendy v oblasti konverzačního vyhledávání a poskytuje uživatelům intuitivní způsob, jak najít potřebné informace v jejich datových zprávách pomocí přirozených otázek (nejen) v češtině.

Jak funguje AI vyhledávání

AI asistent analyzuje váš dotaz, rozumí kontextu a záměru, a poté prohledá všechny dostupné dokumenty, metadata i přílohy. Výsledky prezentuje v konverzační formě s odkazy na relevantní zprávy.

Příklady použití

faktura 2024 → "Najdi všechny faktury z letošního roku"

smlouva dodavatel → "Které smlouvy jsme letos podepsali s novými dodavateli?"

rozpočet schválení → "Ukaž mi zprávy o schvalování rozpočtu za poslední čtvrtletí"

"Jaké dokumenty souvisí s projektem XY a byly zaslané v posledním měsíci?"

"Najdi korespondenci s panem Novákem ohledně reklamace z června"

"Které zprávy obsahují informace o změnách v legislativě?"

Výhody AI vyhledávání

• Pochopení kontextu: Rozumí záměru dotazu, nejen jednotlivým slovům

• Přirozený jazyk: Můžete se ptát stejně jako v běžné konverzaci

• Komplexní odpovědi: Kombinuje informace z více dokumentů a poskytuje ucelené odpovědi

• Následné dotazy: Můžete pokračovat v konverzaci a upřesňovat dotazy na základě předchozích výsledků

Tipy pro efektivní AI vyhledávání

• Buďte konkrétní: Čím více kontextu poskytnete, tím přesnější budou výsledky

• Používejte celé věty: AI lépe rozumí kompletním otázkám než izolovaným slovům

• Specifikujte časové období: Např. "za poslední měsíc", "letos", "od ledna do března"

• Kombinujte kritéria: "zprávy od dodavatelů o změnách cen v tomto čtvrtletí"

Omezení oblasti hledání

Stejně jako u fulltextového vyhledávání můžete AI vyhledávání omezit na:

• Všechny doručené zprávy

• Přijaté zprávy ze všech schránek

• Konkrétní složku vybranou v levém panelu

Zobrazení výsledků

AI vyhledávání zobrazuje výsledky ve dvou formách:

• Konverzační odpověď s shrnutím nalezených informací

• Seznam relevantních zpráv ve stejném formátu jako standardní vyhledávání s možností přechodu na detail zprávy