AI analýza obsahu

AI analýza obsahu zprávy jako podmínka pravidla

Při vytváření pravidel pro automatické zpracování zpráv můžete nově využít AI asistenta k analýze obsahu zprávy a jejích příloh. AI přečte obsah datové zprávy včetně příloh a vyhodnotí, zda zpráva splňuje vámi zadanou podmínku.

Díky tomu můžete automatizovat zpracování zpráv na základě toho, co je v nich napsáno — nejen podle odesílatele nebo předmětu.

Příklad: „Pokud příloha obsahuje jméno Novák, přepošli zprávu na e-mail abc@firma.cz.“

Co potřebuji?

Pro použití AI podmínky v pravidlech potřebuje vaše organizace aktivní licenční doplňek AI. Bez tohoto doplňku je podmínka v pravidle viditelná, ale nelze ji použít — zobrazí se informace s odkazem na pořízení doplňku.

Jak AI podmínku v pravidle nastavit

1. Přejděte do Nastavení → Pravidla.

2. Vytvořte nové pravidlo nebo upravte existující.

3. Zvolte podmínku Příloha (AI analýza obsahu).

4. Do textového pole zadejte pokyn (prompt) pro AI asistenta — popište, co má AI v obsahu zprávy nebo příloh hledat.

5. Nastavte požadovanou akci, která se provede při splnění podmínky.

6. Uložte pravidlo.

Jak správně formulovat prompt

Prompt je pokyn v přirozeném jazyce, kterým AI asistentovi řeknete, co má ve zprávě hledat / za jaké podmínky má být pravidlo aplikováno. AI na základě vašeho pokynu analyzuje zprávu a vyhodnotí odpověď ano (podmínka splněna) nebo ne (podmínka nesplněna).

Příklady dobrých promptů:

Tipy pro formulaci:

• Pište jasně a konkrétně - čím přesnější pokyn, tím spolehlivější výsledek.

• Používejte přirozený jazyk, jako byste instrukci dávali kolegovi.

• Pokud hledáte konkrétní údaj (jméno, IČO, číslo), uveďte ho přesně.

Co AI podmínka umí analyzovat

• Obsah příloh - text dokumentů přiložených ke zprávě (PDF, Word a další čitelné formáty)

• Název příloh - název souboru přílohy

• Formát příloh - typ souboru (PDF, DOCX, XML apod.)

• Obsah samotné zprávy - text těla datové zprávy, nebo dalších metadat datové zprávy

Omezení

• AI podmínka je dostupná pouze pro pravidla na příchozí zprávy. Pro odeslané zprávy ji nelze použít.

• U velmi rozsáhlých zpráv s velkým množstvím příloh může analýza trvat déle.

• Pokud je příloha v nečitelném formátu (např. obrázek bez textu, šifrovaný soubor), AI nemusí být schopno obsah analyzovat.

• AI vyhodnocuje podmínku na základě pravděpodobnosti — u nejednoznačných případů doporučujeme podmínku formulovat co nejkonkrétněji.

Návrh pravidla od AI asistenta

Při vytváření pravidla můžete využít AI asistenta, který vám sám navrhne pravidlo včetně AI podmínky. Stačí popsat v přirozeném jazyce, co chcete automatizovat, a AI asistent navrhne vhodnou kombinaci podmínek a akcí.

Příklad: Napište AI asistentovi „Chci, aby se všechny faktury od dodavatelů automaticky přeposílaly na účtárnu“ - AI navrhne pravidlo s AI podmínkou pro rozpoznání faktur a akcí přeposlání na zadaný e-mail.