Automatická odpověď

Automatická odpověď jako akce v pravidlech

V pravidlech zpracování zpráv můžete nově přidat akci Automatická odpověď. Když příchozí zpráva splní podmínky pravidla, ONEPOST automaticky odešle odpověď zpět odesílateli — bez jakéhokoliv ručního zásahu.

Funkce je ideální pro situace, kdy potřebujete standardizovaně odpovídat na opakující se typy zpráv, například:

• Potvrzení přijetí zprávy

• Informace, že zpráva byla doručena nesprávnému adresátovi

• Automatická odpověď na zprávy, které se vás nebo vašich klientů netýkají

Dva typy automatické odpovědi

a) Automatická odpověď s pevným textem

Odpověď obsahuje vámi předem zadaný text. Vhodné pro standardizované odpovědi, které se nemění.

Příklad: Na každou zprávu od konkrétního odesílatele automaticky odpovědět: „Přejeme dobrý den, tato datová schránka již není aktivně používána. Kontaktujte nás prosím na adrese info@firma.cz.“

b) AI automatická odpověď

Odpověď vygeneruje AI asistent na základě vašeho pokynu (promptu) a obsahu příchozí zprávy. Vhodné, pokud potřebujete, aby odpověď reagovala na konkrétní obsah zprávy.

Příklad: AI asistentovi zadáte pokyn „Potvrď přijetí zprávy, shrň její obsah a informuj odesílatele, že se jí budeme zabývat do 5 pracovních dnů.“ - AI vygeneruje odpověď přizpůsobenou konkrétní zprávě.

Jak automatickou odpověď nastavit

Automatická odpověď s pevným textem:

1. Přejděte do Nastavení → Pravidla zpracování zpráv.

2. Vytvořte nové pravidlo nebo upravte existující.

3. Nastavte podmínky, při kterých se má odpověď odeslat (odesílatel, předmět, obsah apod.).

4. V sekci akcí zvolte Automatická odpověď.

5. Zadejte text odpovědi do textového pole.

6. Volitelně přidejte přílohu, která se k odpovědi připojí.

7. Uložte pravidlo.

AI automatická odpověď:

1. Přejděte do Nastavení → Pravidla zpracování zpráv.

2. Vytvořte nové pravidlo nebo upravte existující.

3. Nastavte podmínky pravidla.

4. V sekci akcí zvolte AI automatická odpověď.

5. Do textového pole zadejte pokyn (prompt) pro AI asistenta — popište, jak má AI odpověď formulovat.

6. Uložte pravidlo.

Jak odpověď funguje

• Automatická odpověď se odesílá jako datová zpráva zpět původnímu odesílateli.

• Odpověď je odeslána pod uživatelem Automat — v historii zpráv je tak jasně odlišena od ručně odeslaných odpovědí.

• Každá odeslaná automatická odpověď se zaznamenává v historii událostí u zprávy, takže máte přehled o tom, co a kdy bylo odesláno.

• Odeslaná odpověď je viditelná také v seznamu odeslaných zpráv.

Přílohy u automatické odpovědi

K automatické odpovědi s pevným textem můžete přidat přílohu. To je užitečné například pro:

• Přiložení formuláře, který má odesílatel vyplnit

• Přiložení kontaktních údajů nebo návodu

• Přiložení standardizovaného dokumentu (plná moc, obchodní podmínky apod.)

Co se stane při chybě odeslání

Pokud se automatickou odpověď nepodaří odeslat (například z důvodu dočasné nedostupnosti datové schránky příjemce), systém automaticky pokus zopakuje. O neúspěšném odeslání budete informováni v historii událostí u zprávy.

Příklady pravidel s automatickou odpovědí